Fujitsu Technology Solutions GmbH

Fujitsu Technology Solutions GmbH

Webbasiertes Auftragsmanagement

Die Palette der Prüflinge im Augsburger Zentrum für Tests und Zulassungen der Fujitsu Technology Solutions GmbH ist breit gefächert. Im Mittelpunkt stehen IT Systeme: von der kompletten Systemplattform bis hin zum Microcontroller. Deren elektromagnetische Verträglichkeit, Produkt-sicherheit sowie Klima, Thermographie, Mechanik, Verpackung, Schall oder Verschleiß prüfen 25 Mitarbeiter an über 80 Testplätzen. Etwa zwei Drittel der Aufträge kommen vom international agierenden Mutterunternehmen Fujitsu, rund ein Drittel wird von externen Kunden beauftragt.

Fujitsu ist der weltweit viertgrößte Anbieter von IT-Lösungen und -Services mit über 180 000 Mitarbeitern und Firmensitz in Tokio. Bei Fujitsu Technology Solutions GmbH, einer Fujitsu-Tochter in Deutschland sind etliche globale Forschungs- und Entwicklungseinheiten beheimatet. Das Zentrum für Tests und Zulassungen in Augsburg agiert als unabhängiges, akkreditiertes Prüflabor mit EMV Messhalle, Klima- und Akustikkammer, Shaker, Zweikammertemperaturschockschrank und viele weitere Messeinrichtungen. Jährlich werden hier rund 2.500 Prüfungen durchgeführt. Etwa zwei Drittel der Prüflinge kommen aus der IT-Welt, für Fujitsu-Kunden aus 187 Ländern rund um den Globus. Die Produkt-palette der externen Kunden geht über die IT hinaus. Sie reicht bis in die Medizintechnik und die Lampenindustrie, sie umfasst Roboter genau so wie Kuvertieranlagen mit Druckern. „Wir machen alles, was bei uns in die Messräume passt und was wir von den Normen her abdecken können", sagt Umweltlaborleiter Stefan Klein.

Die Ausgangssituation

Etwa 21.000 Berichte haben die Augsburger an den rund 80 Testplätzen im Laufe der vergangenen fünf Jahren erstellt. Die Dokumente belegen, dass die geprüften Produkte den Tests in den einzelnen Ländern standhalten. Gleichzeitig sind der Prüfbericht mit einer lückenlosen Auftragsdokumentation und die Zertifikate externer Dienstleister die Voraussetzung dafür, dass Produkte wie Celsius-Workstations oder Primergy-Server in das Zielland eingeführt werden dürfen. Ohne ein leistungsstarkes Labor Management System wäre ein effizientes Handling und eine transparente Auswertung dieses Datenbestandes schon lange nicht mehr möglich. Das Zentrum für Tests und Zulassungen arbeitet seit 2001 mit der Software der dacore Datenbanksysteme AG. Heute gibt es rund 65 Arbeitsplätze mit Modulen wie Kundenmanagement,

„Eine Labormanagementsoftware ist nie wirklich fertig."

 Stefan Klein, Laborleiter Umwelterprobung, Fujitsu Technology Solutions GmbH, Augsburg

Angebotserstellung, Kalkulation, Prüfplanvorbereitung, Messplatz- und Kalibrierverwaltung, Qualitätsmanagement, Normenverwaltung und -hinterlegung bis hin zur kompletten Abrechnung. Das System korrespondiert mit dem Betriebssystem, das auf jedem Rechner installiert ist. Von Anfang an war es auch hier ein überzeugendes Argument für die komplexe Software, dass diese individuell für die speziellen Belange des Augsburger Testzentrums entwickelt wird – und dafür, dass keine Lizenzgebühren anfallen, sondern jeweils die Entwicklungsleistung vergütet wird. Von der Erstellung des Pflichtenheftes über die gesamte Projektlaufzeit bis heute stehen die Experten von dacore den Anwendern unterstützend und beratend zur Seite - bis hin zur Pflege und kontinuierlichen Weiterentwicklung des Systems.

Das Webtool

Eine einfache Schnittstelle zwischen Kunde und Testlabor, das strukturierte Erfassen von Aufträgen und aller notwendigen Daten sowie deren Verteilung an die angeschlossenen Testlabore – diese Anforderungen standen im Fokus der Augsburger, als sie sich im Jahr 2003 für die Entwicklung eines integrierten Webtools entschieden. Heute wickeln sie ihr gesamtes Dokumenten- und Auftragsmanagement bis hin zur Produktablaufplanung darüber ab. „Wir finden alles“, sagt Stefan Klein. Und es geht rasend schnell. Alle Daten und Informationen werden archiviert, sind kopierbar und bezogen auf ihre Historie für alle Beteiligten detailliert und transparent nachvollziehbar. Als Serviceleistung gibt es die Datensicherung nach ISO 9000 gratis dazu. Vor der Einführung des Webtools waren oft mehrere Personen stunden- oder tagelang damit beschäftigt, die von Kunden, Partnern oder Vertrieb angeforderten Informationen über Produkte, Tests und Zertifikate „per Hand“ zu sammeln und per Mail zu verschicken. Heute kommen die Auftragsanfragen der Kunden und des Vertriebes - zunächst nur innerhalb von Fujitsu –ausschließlich über das Webtool. Die in Augsburg bearbeiteten Aufträge stehen ihnen online - jederzeit und sofort - in der jeweils aktuellen Version und an jedem Standort der Welt zur Verfügung, je nach vorab definiertem Zugriffsrecht. Jeder Laborbereich sieht genau seine Aufträge, deren Status und die entsprechenden Protokolle. Eine Filter- und Suchfunktion ermöglicht die gezielte Ergebnissuche. Über die normale Zugangsberechtigung hinaus gehende Informationen sind via Vertreterregelung einsehbar. Darüber hinaus haben Entwickler und Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit, eigene Dokumente über das Webtool in der Datenbank in vordefinierten Strukturen abzulegen. Das System entwickelt sich – wie die gesamte Software von dacore – über Jahre kontinuierlich und organisch: unter anderem wurde eine Schnittstelle zu eng kooperierenden Messtechnikherstellern  aktiviert, die Temperaturmessung mit der Buchung verknüpft, die Messmittelüberwachung und ein LabWizard für die automatische Protokollerstellung mit Auswahllisten, Fotos etc. integriert. Seit Herbst 2009 ist das Modul Normenmatrix frei geschaltet. Hier sind weltweit etablierte, länderspezifische Normen und die damit in Beziehung stehenden Besonderheiten, Bedingungen und Status verknüpft und in einer Übersicht leicht identifizierbar.

Ausblick

Wie das gesamte Labor Management System von dacore werden das Webtool und die Datenbank – auch von den Mitarbeitern des zweiten, unabhängig arbeitenden Testzentrums von Fujitsu am Standort Paderborn genutzt, ohne dass Mehrkosten für die An-wender entstehen. Sowohl dort – als auch in Augsburg ist ein Arbeiten ohne die leistungsfähige Software nicht mehr denkbar. Heute denkt man bereits über ein Neudesign des Webtools nach. Dann sollen mögliche Testkriterien schon aus der Produktanforderung des Kunden abgeleitet werden. Dieser wählt nur noch die Haupttestanforderung aus, den Rest übernimmt ein intelligenter Systemfilter. In das neue Webtool sollen dann auch die externen Kunden integriert werden.

dacore Dienstleistungen und technische Basis

  • Analyse der Anforderungen
  • Entwicklung der Individualsoftware für Labor (Labman) und Kunden (Webtool)
  • Spezielle PDA Anwendung zur Erfassung der Messperipherie
  • Architektur mit verteilten Servern
  • Client-Server Lösung mit Windows SQL Server
  • Microsoft Sharepoint Integration
  • Schnittstellen zu diversen Systemen (Stammdaten, Messmittel, Produktdaten, Messplätze, Rohde & Schwarz EMC32)
  • Installation und Einführung
  • Technischer Support