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Juni 2006

Spezielles Dokumentenmanagement für Prüf-, Test- und Versuchslabore

Metadaten

Personen- und Zeitdaten

Verteilerliste

Dokumentenerstellung 

Mit unserem Dokumentenmanagement werden speziell die Anforderungen in Prüf-, Test- bzw. Versuchslaboratorien zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten unterstützt. Durch die Abbildung des elektronischen Workflows steht jedem berechtigten Anwender zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Bearbeitungsstand von Dokumenten zur Verfügung. Dies können Kalibrieranweisungen, Kalibrierscheine, Prüfberichte, Prüfanweisungen, Prüfanforderungen, Gutachten, ergänzende Unterlagen, etc. sein.

Mit der Integration in die Produktfamilie TestLab Plus stehen dem Anwender aus allen vorgelagerten Modulen viele Metasuchbegriffe wie z.B. Prüfanforderungen, Prüflingsangaben, verwendete Messmittel etc. automatisch zur Verfügung. Nachfolgend ist exemplarisch die Prüfberichtserstellung und Verwaltung mit einzelnen Funktionen beschrieben.

 

metadaten

 

personen_und_zeitdaten

 

Prüfberichtserstellung: 

Für die Prüfberichtserstellung können alle relevanten Prüfberichtsdaten aus den Anwendungen der Produktfamilie TestLab Plus beliebig über Prüfberichtsvorlagen zu einem Prüfbericht zusammengestellt werden. Hierunter fallen zum Beispiel alle Kunden-, Prüflings-, Messmittel-, Prüfungsdaten usw. Weiterhin besteht die Möglichkeit verschiedene Dokumente (z.B. Testpläne, Testanforderungen, etc.) mit verschiedenen Formaten zu einem Bericht zusammenzufügen. Die Vergabe einer eindeutigen Prüfberichtsnummer und Verwaltung von unterschiedlichen Bearbeitungsständen (Versionen) wird über das System gesteuert. Eine Doppelvergabe von Prüfberichtsnummern oder einer Version ist damit ausgeschlossen.         

 

dokumentenerstellung

 

 Nach Erstellung des Prüfberichts kann der Autor das Dokument zum Review bereitstellen. Die Reviewteilnehmer können vorab in einem festen Verteiler hinterlegt und automatisch benachrichtigt werden. Während der Reviewphase wird über das Workflowmonitoring der aktuelle Bearbeitungsstand angezeigt. Wenn der letzte Reviewteilnehmer seine Sichtung abgeschlossen hat, wird automatisch der Autor darüber informiert. Anschließend kann dieser die markierten Korrekturen in das Dokument einarbeiten, das Dokument vom System in ein PDF/A-Format konvertieren lassen und in den Status zur Freigabe setzen.

 review_und_freigabe

 

In der Freigabephase werden die zuvor festgelegten Approver zur Dokumentenfreigabe automatisch per Nachricht nacheinander aufgefordert, das Dokument freizugeben. Die Freigabe erfolgt ausschließlich über eine elektronische Unterschrift. Für jeden berechtigten Approver ist im System eine persönliche PIN für die elektronische Unterschrift hinterlegt. In diesem Zusammenhang kann auch eine hinterlegte Unterschrift als Bitmap z.B. dem Unterschriftsbereich eines Dokuments hinzugefügt werden. Nach Unterschrift des letzten Freigebenden wird das Dokument automatisch archiviert. Der Autor erhält wiederum eine Benachrichtigung und kann die Verteilung per E-Mail oder auf dem Postweg veranlassen. 

Der elektronische Verteiler verwaltet alle Personen die mit dem Dokument in irgendeinem Zusammenhang stehen. Somit wird auch nach der Verteilung sichergestellt, dass Veränderungen am Dokument nicht ohne Benachrichtigungen durchgeführt werden können. Zum besseren Schutz gegen unbeabsichtigtes oder beabsichtigtes Ändern von Dokumenten können die Dokumente zur Archivierung auch direkt in einer Datenbank abgelegt werden. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente wird dabei ausschließlich über das Berechtigungssystem gesteuert.

 

verteilerliste

 

Über einen speziellen Mechanismus ist eine effektive Volltextsuche nach beliebigen Suchkriterien über das gesamte Archiv möglich. Die Volltextsuche und Anzeige der Prüfberichte kann auch über ein Webinterface erfolgen. Demzufolge stehen allen Organisationseinheiten im Unternehmen wichtige Informationen jederzeit zur Verfügung. 

Leistungsmerkmale (Auszug):     

  • Erstellung von Dokumenten über definierte Vorlagen    
  • Vorlagenverwaltung mit Vorlagendefinitionsassistenten und Versionsverwaltung    
  • Zusammenfügen von mehreren Dokumenten mit unterschiedlichen Formaten    
  • Verhinderung von parallelen Änderungen und Mehrfachablagen    
  • Verknüpfung zu allen Prüfberichtsmerkmalen (Prüfling, Messmittel, Autor, etc.)    
  • Integrierter Photo-Wizard    
  • Workflowmonitoring (Bearbeitungsstand)    
  • Berechtigungsverwaltung    
  • Elektronischer Verteiler    
  • Separate Reviewphase    
  • Konvertierung nach PDF/A    
  • Separate Freigabephase    
  • Elektronische Unterschrift (PIN)    
  • Audit-Trail    
  • Wiedervorlage    
  • Archivierung    
  • Dokumentenablage auf Fileserver- oder Datenbankebene    
  • Effektive Volltextsuche    
  • Internetoberfläche    
  • Leichtes Wiederauffinden von Dokumenten    
  • Dokumentenvergleich mittels Hashcode (elektronischer Fingerabdruck)    
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)    
  • erfüllt die regulatorischen Anforderungen an die Behandlung von Electronic Records und Electronic Signatures gemäß 21 CFR Part 11    
  • u. v. m.

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